Voorbeeld situatie:
U heeft personeel in dienst, zowel op lokatie als vanuit huis, en wilt de e-mailboxen, contactpersonen en notities desgewenst kunnen delen binnen uw organisatie, de centrale agenda toegankelijk voor iedereen maken, inzicht hebben in individuele agenda's en mailboxen zodat er een vervanger gezocht kan worden bij uitval, u wilt toegang tot de agenda en e-mail mogelijk maken via mobiele apparaten zoals Blackberry's en Smartphones, enzovoort.

De meest gangbare oplossing hiervoor is een exchange server, echter brengt dit een hoop (onnodige) kosten en problemen met zich mee. Alleen de setup kosten voor een eigen exchange server zouden bijvoorbeeld al rond de 7500 euro zijn, om niet te spreken over jaarlijkse licentie kosten.